Manual practico de manejo con los Medios de Comunicacion para responsables de ONGs

Seminario dictado por el periodista Lester Burton

Este manual pretende ser una guia practica para todos aquellos que tienen bajo su cargo el manejo de las relaciones publicas o divulgacion en los medios de comunicacion.

Tambien para los responsables de organismos no gubernamentales que buscan proyectar mejor su labor ante los comunicadores.
Muchos dirigentes de organizaciones solidarias son muy buenos en su trabajo como gestores de los diferentes proyectos que tienen bajo su mando. Sin embargo no siempre esa informacion llega al publico tanto como quisieran por diferentes factores que podriamos estudiar como:

1- No cuentan con un periodista: La mayoria de las organizaciones solidarias son sin fines de lucro y eso hace casi imposible la contratacion de un periodista y muchas veces no hay manera de contar con uno que quiera o tenga el tiempo para colaborar con la ONG porque representa gasto de dinero.

2- No cuentan con departamento de informacion: El manejo de la informacion es muy complejo y costoso. No es suficiente con hacer una fotografia con el movil y luego subirla a la redes sociales. Tampoco valen las famosas fotos de "paredon" (todos posando frente a una pared). Es importante que la fotografia transmita un mensaje claro que pueda llamar la atencion de los medios y el publico.

3- No tienen a ningun amigo periodista : Es cierto que cuando se cuenta con un amigo periodista es mas facil saber como gestionar la aparicion de nuestras obras en los medios, pero no todos cuentan con amigos periodistas y muchos temen preguntar en los periodicos o radios por temor a que les cobren altas sumas por la publicacion.

4- Simplemente no sabemos como : Y lo que es peor, no sabemos a quien preguntar sobre el tema de los medios de comunicacion. Muchas veces incluso convocar a una conferencia de prensa es una mision casi imposible. No hay forma de saber por donde comenzar.

Por donde comenzar
Para comenzar lo primero es adquirir todo el material tanto tecnico como tecnologico para almacenar la informacion, de esa manera facilitaremos el trabajo a los periodistas con los que tengamos la oportunidad de hablar o nos visiten en nuestra sede. Muchas de esas informaciones incluso pueden ser publicadas como notas de prensa.

Imprescindible comprar una camara fotografica, una camara de video y destinar un ordenador exclusivamente para noticias, si no se puede entonces habilitar una carpeta de prensa en el unico ordenador con que cuenta la oficina. Aunque lo ideal es tener un ordenador para ello ya que generalmente el manejo de fotos y videos ocupan mucho espacio en el disco duro y el simple hecho de procesarlo requiere un sistema tecnologico robusto.

Comprar un disco duro externo para almacenar en archivos todo el material (preferiblemente 500 Giga, no tan ancho porque al final hara dificil localizar nuestro material. Y lo mas importante- designar a una persona responsable- para el manejo de la informacion y que sea a su vez oficial de enlace entre la organizacion y los periodistas que busquen informacion.

El mismo presidente puede hacerlo, aunque corre el riesgo de que no funcione bien porque es probable que sus multiples obligaciones le impidan dar la seriedad y dedicacion que manejo que la informacion exige.

1- Valorar la informacion como tal: Debemos registrar todas las actividades internas que realizamos en nuestra organizacion (aunque no se publiquen nunca, igual serviran para las memorias). Hacer un juego de fotos de los directivos, del presidente y los jefes de departamentos (actualizar constantemente) , aunque no se usen, siempre es bueno tenerlos en archivos.

Registrar en fotografia todos los eventos y ordenar las fotografias por fechas y temas. Se debe describir (agregar pie de foto) cada una de las imagenes antes de almacenarlas en el ordenador. De nada sirve almacenarlas si no sabemos como encontrarlas cuando se necesitan.

2- Registrar material de reuniones: Es importante registrar todos los temas que se traten en las reuniones, generalmente se plantean proyectos y estrategias para generar fondos o bien poner en marcha alguna iniciativa en la comunidad.

La persona que tiene bajo su responsabilidad el tema de los medios debera siempre preguntar de que se trata. Reunirse con el presidente de la ONG y preguntarle directamente cual es el tema al que desea dar mayor cobertura en los medios. Una vez acordado el tema grabar una entrevista en video, hacer las fotos y trascribirlo en texto para hacer una nota de prensa para los periodistas.

Una buena manera de montar una noticia es grabar al presidente de la ONG o responsable del proyecto en audio y transcribirlo. Ese material servira para ser entregado al periodista que al final decidira si lo usa o no.

3- Cubrir trabajos de campo y visitas: Los periodistas adoran que les manden este tipo de material ya que muchas veces los saca de apuros en la Sala de Redaccion cuando quieren irse temprano a casa. Siempre haga un registro fotografico de todos los recorridos y encuentros de la directiva de la ONG y sus patrocinadores ya que ellos tambien estaran interesados en publicarlo por su cuenta con amigos periodistas.

Las fotografias de campo sobre el terreno son muy apetecidas por los medios de comunicacion. Las famosas fotos de escritorio o todos posando ya no vende en los medios y si lo mandas lo mas probable es que termine en la basura.

4- Hacer un boletin interno: No tiene que ser un trabajo extenso de cien paginas, es suficiente con tres o cuatro paginas semanales en donde se haga un resumen de las actividades realizadas en los ultimos siete dias. Ademas servira de base de datos a la hora de ubicar cualquier archivo de las actividades realizadas. Una vez hecho se puede distribuir entre los directivos y patrocinadores y si es posible colgarlo en la web de la organizacion.

Importante hacerlo en escrito normal y en PDF para que lo puedan descargar.
Al final el periodista es el que decide que publicar
Uno de los errores mas frecuentes que cometen los directivos de las ONGs es pensar que pueden ordenar al periodista que material publicar.

Generalmente piensan que es obligacion del periodista asistir a sus eventos, e incluso le reclaman si no asisten.
Los periodistas y los medios de comunicacion no estan obligados a asistir ni a publicar las noticias de tu organizacion. Debera ser un tema que de verdad llame la atencion dentro del gremio de los medios para que sea publicada.

La cobertura de una noticia cuesta dinero, no es gratis. Y ese dinero lo pone el medio de comunicacion ya sea el periodico, radio o television. Hay que cubrir gastos de transporte del periodista, equipos de produccion y otros. No es cuestion de llamar y pedir que venga un periodista solo porque lo deseamos.

Programa Internacional de Periodismo para ONG

Somos una ONG de la Asociación Latina de Radio y Televisión de España. CIF: 65287435. Paseo Valldarua 30 piso 3 puerta 4 Barcelona 08031, España. Tel: +34 657 897268

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Organizando una conferencia de prensa
Antes de llamar a los periodistas hay muchos puntos sobre la mesa que debe quedar bien claro porque de ello depende que vengan a tu evento. No es cuestion de coger el telefono o mandar un correo. Generalmente los periodistas deciden al momento de recibir la nota si asistiran o no.

1- Que es lo que informaremos: Cual es el tema que sera informado en la conferencia de prensa. Hay que ser muy preciso en ello y tenerlo claro. Si el presidente de nuestra organizacion o jefe de proyecto quiere dar un informe a los medios debemos saber de que se trata exactamente. Para ello es importante reunirnos con el para tener una idea mas clara ya que el periodista necesitara saber cual es el tema.

2- Elaborar un gancho: Se trata de que cuando el periodista vea la informacion le llame la atencion y desee saber mas. Porque si no se informa con claridad lo mas probable es que no haga caso. Un ejemplo - si la conferencia de prensa es para que tu presidente de ONG haga un informe de gestion- lo mas probable es que no asista nadie porque sonara super aburrido y sin contenido noticioso. Pero si a ese mismo informe le agregas datos sobre aumento o disminucion de pobreza entre los ninos pobres o ayudas enviadas, o temas preocupantes es probable que al final despierte el interes de los medios y se presenten para saber mas.

3- Mandar la invitacion con tiempo: Muchas veces algunos encargados de relaciones publicas de las ONGs se sienten frustrados al ver que nadie ha llegado a su conferencia de prensa y se preguntan - en donde hemos fallado? - Las invitaciones deben ser mandadas con mucho tiempo. Preferiblemente una semana antes del evento.

Hay que verificar que esa fecha no concuerde con un evento importante de mayor peso periodistico. Si llamas a una conferencia de prensa el mismo dia que el presidente del pais o un artista famoso estara de visita en tu ciudad lo mas probable es que todos los medios te dejen abandonado ese dia. Nadie dejara de entrevistar al presidente solo por ir a tu conferencia de prensa.

Sin embargo tambien pude pasar que aunque no exista nada en la agenda de los periodista para ese dia resulta ser que de casualidad se cayo un avion o hubo un accidente o de repente un actor famoso a ultima hora decidio pasar por tu ciudad- aunque muchos no lo crean esas cosas mucho pasan en el mundo del periodismo. En ese caso, no es mucho lo que podemos hacer.

4- Elaborar una nota de prensa : Los periodistas cuando llegamos a la cobertura de una rueda de prensa siempre esperamos que nos entreguen una nota con la informacion general del evento. Tema abordado y lo mas importante, el nombre , cargos y los telefonos de los que estan en la mesa principal y que saldran en la fotografia ya que generalmente en la sala de redaccion quedan algunos asuntos pendientes y es necesario llamar al responsable de la organizacion de la conferencia de prensa para hacer consultas antes de que salga la publicacion de la noticia.

Y si al final no llega nadie a la Conferencia de prensa
Si al final y pese todos los esfuerzos no llega ningun periodista a la conferencia de prensa no debemos caer en el drama y poner en marcha algunas tecnicas para que nuestra informacion salga en los medios de comunicacion. He aqui algunas recomendaciones que pueden servir y casi siempre dan resultados.

1- Contactar al periodista clave: En el tema de publicacion de nuestra noticias muchos caen en el error de pensar que la persona mas importante de un medio de comunicacion es el director, y piensan que cuando le mandan la informacion directamente el tema esta resuelto y no es asi.

Debemos ubicar al periodista responsable de la seccion en donde encaja nuestra noticia. Si estamos en una ONG de ayuda a ninos entonces debemos contactar con el encargado de la seccion de familia. Si nuestra ONG es deportiva entonces al jefe de deportes y asi hasta dar con nuestro hombre dentro del medio de comunicacion. Si puedes habla con el periodista directamente y si no es necesario no hables con el director ya que los periodistas odiamos cuando esos canales van al despacho del jefe.

2- No lo presiones: No hace falta volverse insistente con los periodistas, se trata de darle el material que nos interesa y decirle que estamos a la orden si desea un dato adicional y podemos preguntarle si le podemos mandar mas informacion. Aunque no la veamos publicado sigamos mandando material y de vez cuando lo llamamos para saludarlo, no para presionarlo. Estoy seguro de que el dia que quiera irse temprano te llamara para que le mandes lo que tengas.

3-Dale todo hecho: Los periodistas odiamos a los encargados de prensa de las ONGs que quieren que le hagamos el trabajo. Lo mas recomendable es que le entregues una carpeta o un pen drive con el texto redactado y un par de buenas fotos en JPG, si puedes incluye audio y video. Entregalo todo hecho de manera que el pueda descargarlo en su ordenador sin complicaciones, si es posible llamalo y preguntale en que formato desea su material y como se lo puedes entregar de una forma mas comoda para el. Si lo haces asi ya tienes el 50% de posibilidades de que salga tu noticia.

Nunca perder el contacto: No es cuestion de desaparecer cuando nos publican la noticia. Debemos dar las gracias y estar llamando a nuestro hombre de vez en cuando para saber si necesita algun otro material. Debemos mantenernos siempre conectados.

Uso de redes sociales para informar
Hoy en dia con los avances en la tecnologia la informacion llega a miles de personas en todo el mundo. Sin embargo de nada sirve si no se procesa adecuadamente el material que se publicara. Una cosa es subir una foto en el muro del Facebook del presidente de tu ONG formando un documento y otra es hacer que los que vean el mensaje se interesen en leerlo hasta el final.

Con los millones de informacion que suben cada dia a las redes sociales millones de personas en todo el mundo es importante publicar una noticia que como un anzuelo pueda captar la atencion y el interes de quienes lo miran a primera vista.
Antes de subir al Fabebook o alguna otra red social la informacion de su organizacion debes tener en cuenta algunos puntos.